Negli ultimi anni all'interno delle organizzazioni si è venuto a creare un enorme volume di contenuto non strutturato, ad esempio documenti, messaggi di posta elettronica, video e messaggi immediati, che spesso è in uno stato di assoluta disorganizzazione, al punto da impedire l'utilizzo adeguato di queste preziose risorse per una più produttiva condivisione delle informazioni, il miglioramento delle comunicazioni con i clienti e un aumento dell'efficacia dei processi. La soluzione di gestione del contenuto aziendale (ECM) di Microsoft è un componente chiave dell'infrastruttura di un'organizzazione, che può aiutare le aziende a superare le sfide attuali.
Basata su una piattaforma ben integrata, la soluzione ECM di Microsoft estende facilmente la gestione del contenuto a tutti gli Information Worker dell'organizzazione, grazie all'integrazione con strumenti familiari come Microsoft Office System. Una soluzione ECM Microsoft può aiutare le aziende a svolgere le seguenti operazioni:
Gestione di contenuto diversificato
Le funzionalità di gestione dei documenti disponibili nella soluzione ECM integrata di Microsoft possono aiutare le organizzazioni a consolidare il contenuto diversificato da più condivisioni file e unità personali in un archivio gestito da una posizione centrale con un metodo di categorizzazione coerente. Le funzionalità di ricerca integrate possono quindi consentire agli utenti di trovare e condividere queste informazioni, e le organizzazioni IT possono inoltre proteggere il contenuto gestito in questi archivi centrali dall'accesso non autorizzato.
Le funzionalità di collaborazione integrate, ad esempio il flusso di lavoro automatizzato, favoriscono una migliore organizzazione del lavoro consentendo agli utenti di creare, rivedere e approvare i documenti in maniera più strutturata. In questo modo non dovranno più fare affidamento solo sulla posta elettronica per condividere i documenti e gli utenti mobili potranno inoltre utilizzare questi documenti non in linea quando non sono connessi alla rete.
Rispetto della conformità e dei requisiti legali
La soluzione ECM di Microsoft include inoltre funzionalità integrate per la gestione dei record che consentono alle organizzazioni di archiviare e proteggere i record aziendali nello stato finale. I criteri di scadenza applicati a questi record ne assicurano la conservazione per il periodo di tempo appropriato in conformità alle normative o ai criteri aziendali dell'organizzazione e, di conseguenza, limitano il rischio di controversie legali per l'organizzazione. Gli itinerari di controllo costituiscono la prova della corretta conservazione dei record per i revisori interni ed esterni. Inoltre, per specifici record oggetto di controversia legale, è possibile applicare esenzioni per impedirne la distruzione.
Gestione efficiente di più siti Web
Le funzionalità integrate di gestione del contenuto Web ne consentono la pubblicazione utilizzando uno strumento per la creazione di contenuto e un processo di approvazione integrato facili da utilizzare. Ciò contribuisce ad assicurare che il contenuto venga caricato nei siti Web tempestivamente, senza aumentare il carico di lavoro del personale IT. I modelli, sotto forma di pagine master e layout di pagina, consentono di applicare in modo coerente le informazioni di personalizzazione a tutte le pagine, contribuendo ad assicurare il corretto utilizzo degli elementi relativi al marchio. Un'unica infrastruttura di distribuzione e gestione per i siti Intranet, Extranet e Internet, nonché per i siti multilingue, consente di ridurre i costi e le complessità per i reparti IT.
Ottimizzazione dei processi aziendali
La soluzione ECM Microsoft consente alle aziende di ottimizzare i processi aziendali di collaborazione basati sul contenuto fornendo gli strumenti e la piattaforma per automatizzare le attività di questi processi. Le soluzioni basate su moduli elettronici costituiscono il meccanismo per raccogliere e valutare l'input per questi processi aziendali attraverso siti Web, dispositivi mobili e programmi di Microsoft Office System. I moduli possono essere creati una sola volta, mentre gli strumenti di gestione consentono all'IT di distribuire e tenere traccia in modo semplice dell'utilizzo di questi moduli su più canali.
Queste funzionalità sono offerte da Microsoft in un'unica infrastruttura integrata di produttività aziendale, che consente di ridurre significativamente il lavoro di gestione per l'organizzazione IT utilizzando il set comune di strumenti e metodologie disponibili per la gestione della soluzione. Grazie alla stretta integrazione con strumenti familiari, come i programmi di Microsoft Office System, la soluzione ECM Microsoft consente di estendere facilmente queste funzionalità a tutti gli Information Worker dell'organizzazione, riducendo di conseguenza l'impegno per gli utenti che non dovranno più imparare a utilizzare nuovi strumenti o a modificare il modo di lavorare per partecipare attivamente alla strategia di gestione del contenuto dell'organizzazione.